各学院（系）研究生科：
原有的研究生因公出国境及赴海外参加国际学术会议申请等出国信息系统将于
随着新系统的启用，因公出国境等业务流程及操作上将有相应变化，届时研究生院将组织各学院（系）相关负责人进行新系统业务说明会，时间另行通知。
为保障新老系统交替顺利进行，
1. 研究生因公出国境申请审核：研究生院不再审核和留存纸质申请材料，以学院（系）审核为最终意见。
配合学校简政放权，计财处不再预先审核研究生因公出国境经费来源，研究生院审核纸质材料原为计财处审核的前置环节。为方便学生办理，简化行政流程，将这两步审核一并取消后，研究生因公出国境申请由学院（系）最终审核把关，纸质申请表格已做相应修改。
2. 纸质材料留存
出访时间大于90天，需留申请表复印件、邀请信复印件、推荐信复印件等（如有）；出访时间大于等于180天，需留申请表原件、邀请信复印件、推荐信复印件等（如有）。以上材料存档需要，必须留存。系统试运行期间，上述材料可由研究生院代收，之后由各学院（系）自行留存。
3. 新系统已增加学院（系）网上审核与查询统计等权限，请各学院（系）做好网上审核工作。
为便于学院（系）对研究生异动的管理，新系统增加了学院（系）的审核、查询、导出统计数据等权限。学院（系）做原有的纸质材料审核的同时，还请做好网上审核工作。如：在严格按照邀请信内容审核因公出国境纸质表格后，还请在出国模块—因公出国境下点击通过网上申请。
4. 回国手续
新系统对学生办理回国返校手续做了统一规范。学生本人持护照办理回国返校手续时，学院（系）确认其出入境时间并同时审核回国报告书等回国资料后，须在出国模块—因公出国境—回国资料中审核通过。试运行期间回国报告等纸质表格由研究生院代收，之后由各学院（系）自行留存。
新系统试运行期间难免遇到新情况新问题，请各学院（系）配合做好公告学生、网上审核等相关工作。如有疑问，业务流程问题请咨询公派出国办公室，电话87951124；系统运行问题请咨询系统管理员，电话87951297，邮箱yjsy-info@zju.edu.cn。
研究生培养处
2014年5月16日