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“国家公派研究生项目”录取人员派出手续办理程序(2013年5月更新)

2013年 05 月 31日 15:08
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一、领取国家留学基金委下发材料:

1.        录取文件(通知书及名单)

2.        出国留学资格证书

3.        《留学人员资助证明》(2/人)

4.        《资助出国留学协议书》(6/人)

5.        《出国留学人员须知》及提取保证金证明表(自2013年起只有电子版)

请仔细阅读《出国留学人员须知》,有关办理护照、签证、签订和公证《资助出国留学协议书》、交存保证金、定购机票等手续需按要求办理。

 

二、登录“研究生因公出国网上申请系统”,填写《浙江大学因公出国或赴港澳台人员申请表(研究生用)》,出访任务选择:“国家公派-联培”或“国家公派-攻博”。提交后打印,签字盖章。

1、出访经费来源的填写:“在外费用”、“国际旅费”栏填:国家留学基金委(打印下来之后手工填写,协议书、推荐信如没有可以不上传)

2、导师签意见、所在学院/系审批 (一式二份)

3、交研究生培养处(玉泉校区教11-212室公派留学办公室)

4、无须计财处审核

5、培养处签字、盖章。若须办理护照,请复印一份交保卫处办户籍

6、签证后,若出访时间有变更,请务必发邮件至luye07@zju.edu.cn或致电87951124告知。

 

三、“联合培养”研究生需登陆浙江大学研究生教育管理信息系统新系统,填写《学籍异动申请表》,异动类型为“因公出境”,填写出国回国起止时间,提交后打印,签字盖章后与《浙江大学因公出国或赴港澳台人员申请表(研究生用)》一并交研究生培养处。请见详细流程

 

四、攻读博士学位研究生还需办理如下手续:

1.        户口、档案:可迁出或不迁出

迁出户口迁回生源所在地,档案托管在生源所在地人才交流中心

            不迁出户口填写户口不迁出申请书)(一式三份),档案留学校存放在学院/,填写档案托管学院/系申请书(一式三份)

2.        申请自动退学手续

1)       非毕业班硕士生、博士生,必须办理自动退学申请手续,签证手续办完后生效:

登陆浙江大学研究生教育管理信息系统新系统填写《学籍异动申请表》,异动类型为“退学7(公派留学)”;异动事由:国家公派研究生项目攻读博士学位(附国家公派文件复印件)。

2)       在我校攻读硕士、博士一年以上,已修满规定学分,可申请硕士、博士肄业证书。

3.        若不办理申请自动退学手续,学校发文做自动退学处理。

 

以下五至八项办理时间上不分先后:

五、办理护照

1、            持《浙江大学因公出国或赴港澳台人员申请表(研究生用)》复印件到保卫处办理:户籍证明联系单;

2、            校区所属派出所:户籍证明;

3、            公安局:护照(因私护照)

六、签订《资助出国留学协议书》并到市级公证处办理公证事宜

1.        西湖区公证处: 联系人:王美娟   联系电话:87992769

    西湖公证处《资助出国留学协议书》办证须知

2.        担保人(若为浙大老师)的在职证明(下载附件模块,根据自己信息修改)由所在学院的组织人事科开具;

3.        公证后的其中一份《资助出国留学协议书》,请交研究生培养处留存。其他五份的去处见《出国留学人员须知》17页。

七、联系国外留学院校取得合格的邀请信或入学通知书原件

       合格的邀请信或入学通知书:

1、内容:留学身份

                                起止日期(具体到年月)和留学期限

                                费用/学费支付情况

                                说明访问目的/留学专业(研究课题)

                                外语水平

2、形式:原件或传真件,电子版无效

八、到研究生培养处公派留学办公室申领《同意办理派出手续的函》

        申领时请提交以下材料:

1.        《浙江大学因公出国或赴港澳台人员申请表(研究生用)》(原件一份)

2.  外方院校正式邀请信(复印件一份)

3. 《学籍异动申请表》(原件一份)

4.        在读和派遣(下载附件模块,根据自己的信息修改) 盖章

5.        公证后的一份《资助出国留学协议书》

 

九、申办签证及预定机票

1.        登录中国留学网公派留学 查询办理派出国签证需准备的材料、要求、注意事项;

2.        将准备好的签证申请材料邮寄或直接递交到教育部出国人员上海集训部(地址:上海市虹口区东体育会路410号,电话:021-65440013, 传真号码:  65442187,网站:http://jxb.shisu.edu.cn)或教育部留学服务中心办理签证申请;

3.        面签的国家须自行申办签证,如美国、德国等;

4.        凭签证、护照到教育部出国人员上海集训部或教育部留学服务中心预定机票

十、向留学基金委交存保证金

十一、出行

1.        凭相关材料到教育部出国人员上海集训部或教育部留学服务中心领取签证、机票、报到证(按《出国留学人员须知》要求办理)。

2.        抵达留学国家后十日内到使馆办理报到手续。在报到时向教育处(组)出示留学基金委出具的《国家留学基金资助出国留学资格证书》 和教育部出国人员上海集训部或留学服务中心出具的《国家公派留学人员报到证明》。

3.        留学期间应遵守留学国的法律和法规,遵守留学院校的规章制度和纪律;应自觉接受驻外使(领)馆的管理;与学校、学院/系、国内导师保持经常性联系。

十二、    留学期间--留学变更情况申请手续的办理

1.        咨询驻外使(领)馆教育处(组),并征得同意。

2.        上网下载并填写浙江大学国家公派出国留学延期回国/提前回国/转校/转导师申请表

3.        申请表纸质文档请导师和学院(系)签字、盖章后,交给研究生培养处公派留学办公室(教11-212室)(可由同学代办)。

4.        申请表电子文档请发luye07@zju.edu.cn

5.        学校将盖章后的公函扫描件发给申请人,供申请人交给驻外使(领)馆教育处(组)办理延期回国/提前回国/转校/转导师申请手续。

6.        研究生培养处为申请人办理学校有关手续。

十三、    回国

回国后请提交以下材料:

1.        填写完整的国家公派出国留学人员回国报到提取保证金证明表原件和一份复印件。

2.        《浙江大学公派出国研究生回国报告书》上传至网上申请系统

3.         有代表性的照片1-3张(电子版)上传至网上申请系统

4.        联合培养研究生回国后,需办理学籍异动手续。登陆浙江大学研究生教育管理信息系统新系统,填写《学籍异动申请表》,异动类型为“入境复学”,填写出国回国起止时间(以护照上出入境记录时间为准),提交后打印,签字盖章后带上护照(审核用),将申请表交研究生培养处(玉泉校区教11-212)。请见详细流程

 

十四、希望各位同学能在6月底前到研究生院 办完需要学校配合的手续:

1.        提交《浙江大学因公出国或赴港澳台人员申请表》 、《学籍异动申请表》、外方院校邀请信

2.        在读和派遣证明 盖章

3.        提交一份公证后的《资助出国留学协议书》

4.        申领《同意办理派出手续的函》

      若有问题和疑问,敬请咨询:87951124   刘老师    卢老师。