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浙江大学“研究生赴境外短期学术交流项目”申请资助手续办理流程

2018年 06 月 04日 11:20
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全面贯彻落实 “双一流”建设任务“卓越研究生培养计划”,构建开环整合的卓越研究生培养体系,学校在整合现有项目的基础上,设立研究生赴境外短期学术交流项目(简称“短期项目”)。短期项目是指研究生赴境外交流期限少于3个月(≤90天)的项目,包括国际学术会议、短期访学两类。研究生赴境外参加短期学术交流的资助经费已全部下拨到各学院(系),由各学院(系)自行审核并实施资助,研究生可在自己学院(系)研究生科办理相关业务。流程如下:

一、 请查阅《浙江大学研究生赴境外短期学术交流项目资助管理办法(试行)》,若符合条件,登陆“浙江大学研究生教育管理信息系统”填写“短期项目资助”申请,请按实际情况填写“国际学术会议”或“短期访学”相关内容,网上提交后将纸质申请材料递交所在学院(系)审核,学院(系)负责人网上审核并留原件存档。

二、申请国际学术会议资助需在会议前两个月在“浙江大学研究生教育管理信息系统”提交《浙江大学研究生赴境外短期学术交流项目申请表》及相关附件材料:

(1)会议主办方出具的正式邀请函

(2)论文录用通知及论文录用类别(ORAL或POSTER)证明

①论文录用类别(ORAL或POSTER)证明请提供正式证明函件,需有官方签名或大会正式program,邮件或截图均无效;

②若论文录用类别仅表述为PRESENTATION,则需同时提交PROGRAM(宣读论文时间安排表)才能视同为ORAL。

(3)被录用论文首页(按国内外正式期刊投稿格式)

(4)邀请函若使用英文之外语种书写,需提供导师签名的中文或英文翻译件。

特殊情况说明:

(1)如有顺访任务,应于会议申请时一并提出,否则不予受理(顺访必须连续在国际学术会议时间之后,且不能超过会议时长)。

(2)如申请人正在境外交流,欲前往第三地参加国际会议不能申请该项目资助;如果申请人该任务已在学院(系)备案,且获得除“短期项目”以外的资助(导师、学科或其他经费)前往第三地参加国际会议,相关报销流程请咨询学校计划财务处。

三、申请短期访学资助需访学前两个月在“浙江大学研究生教育管理信息系统”提交《浙江大学研究生赴境外短期学术交流项目申请表》及相关附件材料,不能活动结束后补申请资助:

(1)由出访高校或单位出具的正式邀请函

(2)访学计划(需国内导师签字)

(请注意在“浙江大学研究生教育管理信息系统”申请时,“会议/短期访学中文名称”统一选择“短期访学项目”,并在填写“申请理由”时,写明访学的具体项目名称及主要任务

四、申请人系统中查询到学院(系)审核通过后,请登陆“浙江大学研究生教育管理信息系统”填写“因公出国境申请,详细流程见浙江大学研究生因公出国或赴港澳台申请手续办理流程,由导师、学院(系)研究生科、学院(系)党政签署意见,学院(系)网上审核通过后,原件一份交学院(系),一份自己留存。

五、若需办理护照,请持因公出国境申请表复印件一份到保卫处审核,办理户籍处理手续(详见保卫处《各类户籍证明及身份证补办手续流程》)并到公安局办理因私护照。

六、持“护照、邀请函原件、派遣证明(如有)等材料”自行到大使馆办理签证,签证预约时间确定后即与浙大接待中心票务联系打印机票的行程单以备签证使用。(联系人:马建平老师,电话:85119038/13819493079,地址:浙大紫金港校区对面剑桥公社B座702室)

特别说明:为方便学生订票,加强管理,机票统一在浙大接待中心票务预定,申请人需自行联系,由浙大接待中心票务按会议时间制定行程,掌握好在会议开始前日到达,会议结束次日返回。根据学校研究生短期出国报销有关规定,除邀请函中明确的国际会议时间或访学交流时间,在外飞行时间,亚洲内不得超过2天,亚洲外不得超过3天。申请人请勿擅自更改往返地点和出行时间。自行订票将不予报销。

七、向浙大接待中心票务咨询机票价格,并明确具体出行时间。签证通过后请马上与浙大接待中心票务联系,办理机票事宜,如因拖延订票时间产生的额外的机票费用由学生本人承担。(若签证未通过,务请及时告知浙大接待中心票务,以便及时调整订票计划,也请同时通知学院(系)备案)。

八、办理出票手续:

(1)确定机票价格和行程后,请到所在学院(系)办理经费授权手续;

(2)带上邀请函复印件,院系盖章之后的因公出国(境)申请表复印件,预约报销单到计财处办理机票汇款手续;

(3)将机票汇款的记账凭证、护照照片页、签证页照片发给浙大接待中心票务马建平老师(邮箱:420201087@qq.com)后电话联系马建平老师(电话:85119038/13819493079)取票。

九、若需换取外汇,可持身份证原件去中国银行网点办理(数额较大时需提前两天预约)。

十、返校后,请登陆系统在“因公出国境-回国资料”中填写回国资料,将以下材料合成为一个PDF文件作为“回国资料”上传系统:

1)浙江大学研究生赴境外参加短期项目总结(模板见附件);

2)护照个人信息页;

3出入境记录:带有红色中国边检章的出入境记录页面,如没有,提供登机牌或行程单或公安局出入境记录也可

42-3张本人学术交流照片等材料

网上填写信息后打印表格,本人持打印后的浙江大学公派出国研究生回国报告书、浙江大学研究生赴境外参加短期项目总结、护照原件等相关资料至学院办理入境复学手续,学院网上审核通过并将纸质材料留档

十一、在“因公出国境-回国资料中上传回国资料,学院(系)审核通过后,才可办理机票报销手续。请在发票或行程单登机牌背面签名,到所在学院(系)签字盖章;计财处报销(出国境申请表复印件、签字盖章后的发票和机票行程单、登机牌)-(此环节请在回国后两周内完成,遇寒暑假可顺延)。已经办理借款的同学请及时办理报销手续,避免影响毕业离校手续的办理。



研究生培养处

2018年6月4日


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