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浙江大学研究生因公出国或赴港澳台申请手续办理流程(2017.1.11)

2008年 10 月 28日 09:32
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一、主要手续

   1、填表:请登陆浙江大学全日制研究生信息系统填写“因公出国境申请”(出访时间请严格按照邀请信填写),填写完整后导出打印表格。请办理两份原件表格,一份留学院,一份自己留存。

    2、其他材料:除因公出国境申请表,还需准备官方正式签名的邀请信(须有邀请人手写签名,复印件即可,如邀请信为非英语语种书写,必须附上导师签名认定的中文翻译件)、导师推荐信(三个月以上交流项目必须有)等。

    3、审核:将上述纸质材料备齐,交导师和学院(系)审核。纸质表格由导师、学院研究生科、学院党政等签署意见、盖章。学院(系)网上审核通过并留存纸质申请材料。学院(系)网上审核通过后,即可办理后续手续。

 

   为确保记录准确,研究生院将在出访当月进行网上审核。网上申请一旦审核通过,出访时间将无法更改;如将晚于申请表上所填写的月份出行,请提前联系研究生公派出国办公室以便及时修改信息。如因签证等原因没有最终出行请办理“实际未出国”,见“三、其他注意事项”。

 

二、后续手续

   

    1、180天以下:如需派遣证明,持申请表原件到外事处(紫金港行政办事大厅16-17号窗口)办理(六个月以下派遣证明),外事处相应通知如下http://www.ir.zju.edu.cn/redir.php?catalog_id=10&object_id=66481;

    180天及以上:如需派遣证明http://grs.zju.edu.cn/redir.php?catalog_id=10036&object_id=62238,在系统中填写因公出国境申请表时,在“派遣证明”条下根据需要填写中英文抬头和资金证明并提交。提交后5个工作日内研究生院将进行审核。网上查询审核通过后,凭校园卡到紫金港校区行政办事大厅“自助服务一体机”上自行打印派遣证明。一次出国任务可打印一份派遣证明原件。如有需要请复印留底。

    2、若尚未办理护照,请持一份因公出国境申请表复印件到保卫处审核,办理户籍处理手续(详见保卫处《各类户籍证明及身份证补办手续流程》),再到公安局办理因私护照。

    3、若有报销任务,凭因公出国境申请表、院系盖章的签证费、保险费发票等相关原始票据至学校计财处办理,无需事先至行政服务办事大厅外事处窗口领取出国、赴港澳任务批件。校派等特定项目的财务报销请参考各项目相关通知。


    

 

三、其他注意事项

    1、 定向、委培生申请出国(境):需提交本人工作单位人事部门签字盖章的单位同意派出函再按照“一、主要手续”办理,并同时到本人工作单位办理出国(境)手续和出国(境)任务批件。

    2、 出国(境)时间超出学习期限:出国(境)前需先至学院研究生科办理完成延长学习期限手续:登陆浙江大学研究生信息服务平台,填写并打印“浙江大学研究生学籍异动申请表”。在“学籍异动”一栏内选择“异动申请”,异动类型为延长学习年限;填写内容为:延期时间(异动起始截止日期)、异动事由。

    3、 出国(境)时间(90天以上)有变更:请及时电话通知学院;若不通知,将按原申请时间办理学籍手续(出国申请审核通过后,自动生成学籍异动记录)。

     4、变更出国(境)时间(限申请一次):若因学习、研究需要确需变更出国(境)时间,请办理变更出国(境)时间手续。手续办理程序:在派出时间到期前一个月登陆系统填写国外状态变更——延期回国,并上传所需材料:延期申请表、国外导师邀请延长函(须附经济资助证明),留学基金委资助证明(国家公派留学人员提供),由国内导师及所在学院同意,研究生院审核通过(国家公派项目联合培养研究生需学校出具同意公函的,请下载相应模板,结合实际情况修改后上传至系统。审核通过后可在系统中下载正式公函扫描件)。提前回国申请流程同上。

    5、实际未出国:如已填写出国申请、学院(系)及研究生院均已审核通过但实际未出国,请在“回国资料上传”中填写实际未出国,并附上未出国证明至学院审核,网上通过。

 

四、返校手续

   返校后,请及时办理返校手续,否则无法做学籍恢复处理,以致影响岗位助学金的发放和医疗保险的办理。岗位助学金相关事项请咨询学籍管理办公室(紫金港校区海洋大楼403,88981401)。

   1、入境复学办理:填写“回国资料上传”。

   获得研究生院国际会议资助的同学请选择“赴海外参加国际学术会议资助申请回国”,其它情况出国的同学请选择“因公出国境回国”。

  “护照出国回国日期”填护照上盖章的出入境时间;并将护照出入境记录盖章页、回国总结、在外照片的扫描件等制成一个pdf文件后上传到系统。网上填写并打印,本人持申请表及护照至学院办理入境复学手续,学院网上审核通过并留存纸质材料。

   2、报到或学籍注册:回国手续研究生院网上审核通过后,请到学院(系)办理报到或学籍注册手续。如果过了注册时间,请学院负责注册的老师发邮件到研究生管理处学籍办公室(wl@zju.edu.cn)申请补办注册,请在邮件中注明学生的姓名、学号、申请补注册的原因。岗位助学金发放问题请参考因公出国境研究生岗位助学金发放说明

  3、得到“国家公派研究生项目”和其它国家留学基金项目资助的研究生回国后,若需提取国家公派留学人员保证金,请本人持护照和已填写完毕的“国家公派留学人员回国报到提取保证金证明表”(请留基委网站下载最新版本)原件和复印件各一份,到紫金港办事大厅7、8号窗口(88981563)办理国内推选单位报到手续。提取保证金的后续手续按国家留学基金管理委员会要求办理。

                           

                                                                                             研究生培养处

                                                                                 2017年1月11日