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浙江大学“研究生赴海外参加国际学术会议”申请资助手续办理流程

2008年 09 月 25日 10:01
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   自2016年4月开始研究生参加国际会议的资助经费已全部下拨到各学院(系),由各学院(系)自行审核并实施资助,即日起研究生可在自己学院(系)研究生科办理相关业务。流程如下:

    一、请查阅浙江大学研究生赴海外参加国际学术会议资助条例,若符合条件,请登陆浙江大学信息服务平台填写“国际会议资助”申请(网上填写后导出,请务必填写好所有申请材料的总页数),由申请人自行联系两位本学科推荐专家,所在学院进行初审,研究生院网上复核。如申请人正在境外交流,欲往第三地参加国际会议则暂不能申请该项目资助。

 

    二、申请人请于会议前两个月将申请表及相关附件材料:会议主办方出具的正式邀请函、论文录用通知、论文录用类别(ORAL或POSTER)证明(邮件没有效力不能作为证明材料,请附正式证明函件有官方签名或大会正式program)、被录用论文首页(按国内外正式期刊投稿格式)、外语水平证明等。邀请函若使用英文之外语种书写,需提供导师签名的中文或英文翻译件。若论文录用类别仅表述为PRESENTATION,则需同时提交PROGRAM(宣读论文时间安排表)才能视同为ORAL。报送所在学院(系)签署意见盖章,并留原件存档。如有顺访任务,请于会议申请时一并提出,否则不予受理(顺访连续在会议时间之后,且不能超过会议时长)。

  

    三、系统中查询到学院(系)及研究生院审核通过后审核结果请自行通过网上申请系统查询,无需电话咨询),请登陆系统填写“因公出国申请 (网上填写后导出),详细流程见浙江大学研究生因公出国或赴港澳台申请手续办理流程,由导师、学院(系)研究生科、学院(系)党政签署意见,学院网上审核通过后,原件一份交学院,一份自己留存。


    四、若需办理护照,请持因公出国境申请表复印件一份到保卫处审核,办理户籍处理手续(详见保卫处《各类户籍证明及身份证补办手续流程》)并到公安局办理因私护照。

    

     五、持“护照、邀请信原件、派遣证明(如有)”自行到大使馆签证;如有需要,到浙大接待中心票务(联系人:马建平;电话:88981567;地址:紫金港校区大食堂3楼341。)打印机票的行程单以备签证使用(特别说明:为了加强管理,机票统一在浙大接待中心票务预定,申请人需自行联系,由浙大接待中心票务按会议时间制定行程,掌握好在会议开始前日到达,会议结束次日返回。申请人请勿擅自更改往返地点和出行时间。签证预约时间确定后即与航空公司联系。自行订票将不予报销。)


    六、向浙大接待中心票务咨询机票价格,并明确具体出行时间。签证通过后请马上与浙大接待中心票务联系,办理机票事宜,如因拖延订票时间产生的额外的机票费用由学生本人承担。(若签证未通过,务请及时告知浙大接待中心票务,以便及时调整订票计划,也请同时通知学院(系)备案)。


     七、办理出票手续:确定机票价格和行程后,请到所在学院(系)开具借款单(带上批件和院系盖章之后的因公出国(境)申请表的复印件;具体办理时间为每周一至周四,周五因计财处业务安排停办);到计财处办理汇款(需要出示“浙江大学因公出国或赴港澳台人员申请表”);将借款单、护照照片页、签证页照片发给浙大接待中心票务马建平(邮箱:420201087@qq.com)后电话联系马老师(电话:88981567)取票。


     八、若需换取外汇,可持身份证原件去中国银行网点办理(数额较大时需提前两天预约)。


    九、返校后,请登陆系统在国际会议资助下的“回国资料上传”栏中填写“赴海外参加国际学术会议资助申请回国”,并上传总结、报告、几张以国际学术会议场景为背景的本人照(制作为一个pdf),总结一览表打印,导师学院签字盖章,学院网上审核通过后,留存纸质材料,研究生院网上审核。


    十、上传回国资料并审核通过后,才可办理机票报销手续。报销项目为国际旅费,会议注册费、住宿费、其他交通费等不在资助内容中,请另行支付。请在发票或行程单登机牌背面签名,到所在学院(系)签字盖章;计财处报销(借款单、出国境申请表复印件、签字盖章后的发票和机票行程单、登机牌)-(此环节请在回国后两周内完成,遇寒暑假可顺延)。已经办理借款同学须及时办理报销手续,否则将影响毕业离校。

 

                                                                      研究生培养处

                                                                              2016年11月11日